¿Cómo la gestión manual de las llaves físicas puede impactar negativamente su negocio y cómo un administrador electrónico de llaves, se vuelve rentable?
Durante décadas la gestión manual de llaves físicas se ha utilizado en muchos sectores y hoy por hoy sigue siendo utilizada en el mundo empresarial e industrial. Pero muchos, no se han percatado de los altos costos en los que pueden incurrir si no existe un gestor y organizador de llaves confiable.
La forma en que su empresa cuide sus llaves, puede marcar una gran diferencia en la cantidad de gastos no planificados que pueda llegar a enfrentar. Si una llave se pierde o no se controla, puede afectar de forma negativa la productividad de la operación, la seguridad de los activos e información, incluso, puede poner en peligro la seguridad del personal. Lo cual, al no existir una correcto sistema gestor y organizador de llaves costarle mucho dinero.
¿Lo sabía?
- En promedio, nos gastamos de 4 a 7 minutos cada vez que vamos a retirar o devolver llaves.
- Una llave perdida se reporta o se identifica en promedio después de 12 a 15 días hábiles.
- El reemplazo de una llave, cuesta en promedio (con los costos administrativos) de 30 USD hasta 250 USD para llaves de alta seguridad.
Estas son tres formas comunes que por falta de una gestión inteligente y correcta de llaves puede impactar de forma negativa su negocio:
1. Utilizar el tiempo del personal para asegurar sus llaves:
Los empleados son el recurso más importante de su empresa, por lo que es clave asegurar que su tiempo se invierta de manera productiva.
Muchas organizaciones utilizan parte de su personal para monitorear y emitir llaves, lo que los aleja de sus objetivos y funciones reales por los cuales fueron contratados, haciendo que pierdan tiempo en actividades diferentes que no generan valor a la cadena productiva.
Un ejemplo claro es una empresa que trabaja desde las 8:00 am hasta las 5:00 pm., 5 días a la semana, está utilizando un total de aproximadamente 40 horas a la semana para que alguien de su personal vigile y gestione las llaves. Tiempo y conocimiento que podría estar siendo aprovechado para generar valor dentro de la operación.
La habilidad, el conocimiento y el tiempo de su personal son invaluables, entonces, ¿por qué usarlo para manejar un proceso que se pueda automatizar fácilmente?
2. Utilizar sistemas de control y trazabilidad no confiables
Las minutas y manuales con todas las transacciones, son a menudo un método popular para registrar el uso de llaves, pero no necesariamente el más confiable.
El problema radica que aunque haya un registro por escrito o una persona que se encargue de emitir las llaves, sigue existiendo un margen altísimo de error humano, ya que un gran porcentaje las minutas quedan incompletas, poco legibles o son falsificadas, lo que dificulta que haya una exactitud de control sobre el personal.
Sumado a lo anterior, otra falla frecuente de los registros manuales es que al ser controles no fiables, los usuarios no generan una identidad de responsabilidad con los activos asociados. Lo que favorece al uso no adecuado de equipos y deterioro de las instalaciones.
3. No monitorear sus llaves
Cuando maneja una gran cantidad de llaves es muy fácil no darse cuenta si le hace falta alguna llave.
Las llaves que se olvidan le cuestan a su negocio. Cuando no hay un monitoreo, una llave podría faltar durante días antes de que alguien se dé cuenta (en promedio de 12 a 15 días hábiles). Tiempo suficiente en el cual las llaves pudieron haberse utilizado para robar activos e información valiosa que perjudique gravemente la operación.
Recuerde, ¡Lo que pudo haber sido un simple accidente en el que alguien olvidó una llave, podría tener consecuencias importantes si una llave cae en las manos equivocadas!
Reduzca los costos de su negocio incurridos por la gestión manual cambiando a un sistema electrónico de organizador de llaves.
Cuando no hay registros ni control del uso de las llaves o ocurre algo a una de ellas no hay nadie a quien se pueda responsabilizar de los costos a los que se puede enfrentar la empresa. Por lo tanto, si se crea una cultura de responsabilidad entre los funcionarios se reduciría las acciones que conlleven a esas afectaciones y sobrecostos.
Una de las formas más confiables de generar responsabilidad, es el sistema electrónico administrador y organizador de llaves. Gracias a su tecnología, este método automatizado no solo facilita de forma eficaz y rápida la gestión y almacenamiento de llaves, sino que también, permite un monitoreo permanente y control exacto de cada una de ellas, lo que conlleva a crear una cultura de responsabilidad y apropiación por parte personal quien las maneja, ya que siempre se sabrá quien tiene las llaves. Evitando el uso no adecuado de los equipos y reduciendo el deterioro de las instalaciones.
En conclusión…
Un sistema inteligente de control y organizador de llaves permite solucionar de manera sencilla e inmediata cualquier problema de gestión de llaves con resultados tangibles.
- 20 veces más eficiente que un sistema manual.
- Retirada/Devolución de llaves en tan solo 10 segundos.
- Instalación y configuración en menos de 8 horas – Resultados Inmediatos.
- Rentabilidad vs Proceso Manual: Entre 3 y 6 meses según las aplicaciones.
- Funcionamiento 24/7 – 365 días al año
- Usuarios responsables y autónomos.
- Sin mantenimiento preventivo
- Sin costos extras. (Licencia vitalicia, llaveros inteligentes con garantía de por vida)
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Carlos Yepes
